Повседневная деятельность любой компании включает в себя примерно один и тот же набор операций. Сотрудники формируют договоры и отчеты, изучают инструкции, взаимодействуют с клиентами, создают новые продукты и услуги, проходят обучение, осваивают новые алгоритмы работы. Так складывается постоянно пополняемый свод знаний, которым компания распоряжается по собственному усмотрению.
Чтобы поиск необходимых для работы сведений был минимально трудоемким, а их дальнейшее применение – максимально эффективным, вся информация должна быть хорошо структурирована и снабжена поисковым инструментарием. Решить проблему помогает внедрение базы знаний.
Мы – консалтинговая группа «ТЕРМИКА», разработчик системы «ОЛИМПОКС», предназначенной для обучения работников и проверки их знаний по различным направлениям безопасности. Для нас базой знаний, которой изо дня в день пользуются все сотрудники, является корпоративный портал.
Здесь размещена система работы с клиентами (CRM-система), вся оперативная информация о деятельности нашей компании, а также внутренние регламенты ее работы. Это наша внутренняя база знаний.
Итак, внутренняя база знаний предназначена только для информирования сотрудников компании. Доступ посторонних к ней исключается.
В продолжение темы заметим, что базы знаний бывают не только внутренние, но и внешние.
Внешняя база знаний предназначена для клиентов и находится в открытом доступе. В этом онлайн-хранилище любой из них может найти необходимую информацию о продуктах и услугах компании, избежав обращения в клиентскую службу.
Для наших клиентов такой внешней базой знаний является сайт olimpoks.ru. Здесь содержится информация обо всех обучающих продуктах, имеющихся на платформе «ОЛИМПОКС», размещены записи наших вебинаров, аналитические материалы наших экспертов и многое другое. Сайт снабжен функционалом, позволяющим предприятию или учебному центру в кратчайшие сроки стать пользователем системы «ОЛИМПОКС».
Какие позитивные перемены происходят в компании после внедрения внутренней базы знаний? Перечислим их по пунктам.
1. Сокращается время адаптации новых сотрудников. Вводные обучающие мероприятия, отрывающие от работы опытных специалистов, больше не нужны. Новичок самостоятельно разбирается в рабочих проектах и процессах. Он делает это с индивидуальной скоростью, но по универсальной программе, а это значит, что ничего не будет упущено. Если кто-то что-то недопонял, переспрашивать не придется, достаточно вернуться к теме, вызвавшей затруднения, и изучить материал еще раз.
2. Растет производительность труда. Хорошо структурированная база знаний позволяет сотрудникам компании легко находить любую необходимую информацию. Таким образом, они более эффективно используют рабочее время, быстрее выполняют поставленные перед ними задачи. Включение в базу данных единых стандартов работы и лучших практик позволяет унифицировать выполнение задач, снижает вероятность ошибок и недоразумений.
3. Улучшается качество обучения персонала. База знаний может включать в себя индивидуальные планы обучения работников, а также инструментарий для контроля их выполнения. При необходимости ее дополняют учебным контентом для развития любых новых навыков и компетенций. Формат представленных материалов может быть самым разнообразным: от текстовых руководств и тематических статей до онлайн-курсов и видеороликов.
4. Возрастает эффективность командной работы. Членам команды, работающей удаленно, бывает нелегко наладить эффективное взаимодействие. Преодолеть сложности позволяет внутренняя база знаний. Все участники в любой момент имеют доступ к актуальной информации о проекте. Она не теряется и не искажается устаревшими версиями. Каждый участник может без долгих телефонных переговоров всегда быть в курсе событий, имеет возможность поделиться с коллегами полезным контентом.
5. Повышается надежность хранения данных. Файлы, которыми изо дня в день пользуются сотрудники компании, не имеют единого места хранения. Это могут быть общие папки, рабочие компьютеры, облачные хранилища. Чем больше таких мест, тем выше риск потери данных. Хранение всей корпоративной информации в одном месте не только облегчает доступ к ней, но и позволяет оптимизировать процедуры резервного копирования, а значит, снизить риск потерь.
Внутренней базой знаний для автоматизации процессов обучения в области охраны труда и безопасности на производстве станет для вашей компании система «ОЛИМПОКС».
Система «ОЛИМПОКС» позволяет управлять процессом обязательного обучения в области безопасности на всех этапах жизненного цикла работника: от проведения вводного инструктажа при приеме на работу до периодического обучения и проверок знаний в рамках осуществления основной трудовой деятельности.
Система «ОЛИМПОКС» предоставляется по подписке на 12 месяцев.